Vertragsmanagement ist das Wissensmanagement des Unternehmens!

Verträge sind die Grundlage aller Geschäftsbeziehungen im Alltag eines Unternehmens. Täglich kommen neue Vereinbarungen oder geänderte Absprachen hinzu. Doch wie verwaltet man sinnvollerweise den wachsenden Berg von eingegangenen Verpflichtungen und die daraus entstehenden Termine, Workflows und Zahlungen? Wo befindet sich das Original-Dokument wenn man es braucht, und wie können die dort enthaltenen Informationen sinnvoll und schnell abgerufen werden?

Die moderne Verwaltung von Verträgen geht weit über eine rein elektronische Archivierung hinaus!

Unternehmen kennen ihre Kunden und deren Kaufverhalten heute weitestgehend in- und auswendig und sind in der Lage – dank modernster Technik – den Kunden so ziemlich jeden Wunsch von den Augen / Smartphones abzulesen. Dieses Wissen bildet die Basis für Strategien im Vertrieb und Marketing. ABER...

Wie wird das Wissen über vertragliche Verpflichtungen eines Unternehmens verwaltet, ausgewertet und aktiv zur Unternehmenssteuerung genutzt?

Das gestaltet sich schon deutlich schwieriger, denn es gibt eine Vielzahl unterschiedlichster Vertragstypen und Konditionen. Normierte Lieferantenverträge sind eher Ausnahme als Standard. Ein rein branchenspezifisches Verwaltungstool kann die unterschiedlichen Vertragsarten in der Regel nicht durchgängig abbilden. Das hat weitreichende Auswirkungen. So gibt es auch heute in unserer computerisierten Welt immer noch das „Durchwühlen von Aktenschränken“ und die Suche nach den richtigen Dokumenten, vorausgesetzt man weiß überhaupt in welcher Abteilung, in welchem Schrank oder Archiv das Dokument abgelegt wurde.

Einen Lösungsansatz bieten hier Archivierungs- und DMS-Systeme (Dokumenten Management-Systeme). Viele Unternehmen haben bereits mit einer elektronischen Archivierung ihrer Dokumente begonnen oder diese bereits abgeschlossen.

Doch reicht das aus?

Zwar weiß der Unternehmer nun welche Dokumente es gibt und kann elektronisch nach Stichworten suchen, aber das Wissen über die Inhalte sämtlicher Vertragsdokumente und deren Abhängigkeiten untereinander bilden reine Dokumentations-Systeme trotz Volltextsuche bei weitem nicht ab.

Fallbeispiel gefällig?

Stellen Sie sich einfach mal vor, Sie ziehen mit Ihrem Büro in neue Räumlichkeiten um. Eigentlich keine große Sache, nicht wahr? Der Mietvertrag wird fristgerecht gekündigt, der neue abgeschlossen und dem Umzug steht nichts mehr im Wege…


... DENKPAUSE ...

Haben Sie auch daran gedacht den Telefonanschluss, den Strom, die Gebäudereinigung und dem Gärtner rechtzeitig zu kündigen? Sind die angemieteten Parkplätze im Parkhaus um die Ecke fristgerecht gekündigt? Wie sieht es mit der Leuchtwerbung auf dem Dach oder an der Fassade aus? Sie ist bestimmt abgeschraubt und mitgenommen worden, aber was ist mit dem Wartungsvertrag?

Wenn man in diesem Fall nur einen Standort hat, dann fallen diese Zusammenhänge vermutlich noch relativ schnell auf, aber gelingt das bei mehreren Standorten auch noch? Vermutlich wird schon die Zuordnung schwierig, welcher Dienstleister eigentlich zu welchem Standort gehört. Je komplizierter die Zusammenhänge in den Geschäftsbeziehungen und/oder der Firmenstruktur werden, desto schwieriger wird es auch, den Überblick darüber zu behalten. Dabei ist es egal, ob es sich um die Anmietung eines Gebäudes, oder um die Software-Lizenzen auf den verschiedenen Computern der Mitarbeiter oder um Projektverträge mit mehreren Vertragspartnern gleichzeitig handelt. Da werden schon mal schnell Fristen versäumt und es entstehen unnötige Kosten für das Unternehmen. Eine reine Archivierung der Vertragsdokumente kann hier keine Abhilfe schaffen.

Durch die Transformation statischer Daten in aktive, trackbare Workflows und Prozesse gewinnen Sie Sicherheit, treffen schnellere Entscheidungen und realisieren signifikante Kosteneinsparungen.

Unter dem Stichwort Vertragsmanagement oder Contract Management findet man geeignetere Lösungen für den Vertragsalltag. Contract Management-Systeme können weit mehr als nur Dokumente archivieren oder Termine im Auge behalten. Richtig angewendet zeigen diese Tools Zusammenhänge zwischen Verträgen auf und lassen erkennen, wie sich Veränderungen von Konditionen, Erweiterungen des Umfangs oder Rahmenbedingungen auf Workflows, Zahlungen und Einnahmen des Unternehmens auswirken. Was sonst in mühevoller und zeitaufwendiger Einzelarbeit oder über aufwendige Auswertungen im ERP-System (Enterprise Ressource Planning) erfolgt, kann automatisiert durch das Contract Management übernommen werden!


Das Wissen über Vereinbarungen mit seinen Vertragspartnern und die Möglichkeit, dieses Wissen transparent und jederzeit abrufen und auswerten zu können ist ein entscheidender Vorteil für Ihr Unternehmen.


Die Verträge Ihres Unternehmens enthalten wichtige Metadaten. Nutzen Sie diese als Informationsquelle und zur transparenten, betriebswirtschaftlichen Auswertung und Steuerung Ihrer Geschäftsprozesse.


Dürfen wir Ihnen das abnehmen? Komplette Ersterfassung und Digitalisierung Ihrer Verträge geprüft durch Projektjuristen!

Wir übernehmen für Sie die komplette Ersterfassung Ihrer Verträge. Mit unserer Dienstleistung haben Sie Ihre Daten und Dokumente jederzeit zur Verfügung – per Client, im Browser oder per App. Unser professioneller Service und unsere leistungsstarke Vertragssoftware bietet Ihnen vielfältige Auswertungs- und Controllingmöglichkeiten bis hin zur elektronischen Rechnungsbearbeitung. Ihre Geschäftsführung, Vertragsmanager sowie Sachbearbeiter verfügen dadurch immer über alle entscheidungsrelevanten Informationen – und zwar transparent, schnell und mobil!

Viele in- und externe Workflows können bereits bei der Eingabe der Verträge aktiviert werden. So wird der/die Verantwortliche nicht nur benachrichtigt, dass Handlungsbedarf besteht, sondern ihm/ihr wird gleichzeitig die Arbeit abgenommen: Das System erkennt selbst auch, ob innerhalb der notwendigen Zeitspanne reagiert wurde. Das vereinfacht wiederkehrende Verwaltungsarbeit und führt damit zu einer spürbaren Zeitersparnis und zu Kostenreduzierungen innerhalb des Unternehmens. Individuelle Auswertungsmöglichkeiten der Verträge sind das größte Plus einer aktiven Vertragsverwaltung. Entweder direkt in der Verwaltung mithilfe von Reports oder per direktem Daten-Export in eine Tabellenkalkulation - und natürlich sind diese auch über die eigene App jederzeit abrufbar. Selbst für kleinere Unternehmen ist die Einführung einer digitalen Vertragsverwaltung sinnvoll. Durch die Erfassung der Verträge während der Einführungsphase des Programms wird sichergestellt, dass vereinzelt vorhandene Vertragsinformationen (Herrschaftswissen) nun allen Berechtigten stets zugänglich sind.

Das Wissen um Ihre Verträge wird somit auch bei personellen Veränderungen gewahrt. Größere Unternehmen ziehen ihren Nutzen aus der Zentralisierung des Wissens aus den Verträgen, beispielsweise indem Konditionen, Absprachen oder Liefermengen von allen berechtigten Personen eingesehen werden können. Und dies ohne telefonische Rundreise durch diverse Fachabteilungen.

Durch die Vergabe von Nutzungsrechten und Rollen an jeden einzelnen Anwender wird gleichzeitig sichergestellt, dass jeder nur die für seine Arbeit notwendigen Verträge / Informationen einsehen und/oder bearbeiten darf. Die Diskretion bei dem Umgang mit sensiblen Vertragsinhalten ist damit stets gewährleistet.

Kosten- und Zeitaufwand..

Ein Großteil der Einführungskosten amortisiert sich schon bei der Ersterfassung der Verträge. Nämlich dann, wenn klar wird, welche Verträge nicht mehr gebraucht werden und schon lange hätten gekündigt werden müssen – oder schier durch die Konsolidierung von Verträgen/Lieferanten mit entsprechenden Rahmenvereinbarungen.

Ihre Vorteile:

  • keine Software-, Hardware- oder Lizenzkosten
  • kein zusätzlicher Personalaufbau
  • Versicherungsschutz bei Fehleingaben (Fristen und Termine)
  • Qualitätssicherung der Termine und Fristen durch Projektjuristen
  • keine langwierigen IT-Projekte und keine Installationsaufwände
  • ein transparentes Preismodell


Flexibler Service nach Ihrem Bedarf

Sie entscheiden, ob Sie unsere Dienste im Full- oder Teil-Outsourcing oder nur als SaaS-Lösung („Software as a Service“) nutzen möchten. Natürlich unterstützen wir Sie auch gerne bei der Inhouse-Realisierung Ihres SMARTCONEX Contract Managements.


„Das in einem Unternehmen vorhandene Wissen über existierende Vertragsbeziehungen ist nur so wertvoll wie die Fähigkeit, dieses Wissen transparent und abrufbar nutzen zu können.“