SMARTCONEX

Markus Funk

ACTIVE CONTRACTS - IT'S MAGIC... REALLY?

Mai 2018

Vertragsinformationen so zu nutzen, dass sie aktiv die verschiedensten Prozesse in Ihrem Unternehmen steuern. Sie denken das ist "magic"...? Nein, das ist Realität und einfacher als gedacht!

Nach der Implementierung eines digitalen Vertragsmanagements verfügt das Unternehmen über transparente Steuerungsinformationen, die genau hierfür genutzt werden können. Informationen aus Verträgen gehen weit über Termine und Fristen hinaus. Neben dem Offensichtlichen, nämlich der rechtzeitigen automatischen Erinnerung an einen bevorstehenden Termin oder das Erreichen einer Frist, können Sie mit einem aktiven Vertragsmanagement vielfältige Aufgaben und Prozesse automatisiert steuern. Das Spektrum reicht hier von lästigen und zeitraubenden Verwaltungsaufgaben bis hin zum individuellen Reporting für Geschäftsführung, Finance und Controlling.

Beispiele gefällig?

Sie möchten regelmäßig eine Aufstellung der im kommenden Quartal auslaufenden oder zur Beendigung anstehenden Verträge - und hier beispielsweise nur die Wartungsverträge? Sie wollen wissen, welche fixen Zahlungsverpflichtungen die Kostenstelle / Person / Bereich XYZ im kommenden Jahr hat? Sie haben Ihrem Kunden auf Basis der Jahresabnahmemenge spezifische Rabatte gewährt und wollen schnell überprüfen ob er diese Ziele erreicht? Ihr Fuhrparkmanager möchte nicht mehr jeden Firmenwagennutzer halbjährlich einzeln an die Vorlage seines gültigen Führerscheins erinnern - und das Ganze automatisiert und nachvollziehbar abwickeln? Gleiches gilt für den zu erbringenden Nachweis zur Einhaltung des Mindestlohns oder in welchen Lizenzverträgen eine "Change of Control"-Klausel vereinbart wurde. All diese Dinge - und vieles darüber hinaus - lässt sich bereits bei der Eingabe eines Vertrags in ein aktives Contract Management einrichten.

In der Praxis...

bedeutet dies, dass Informationen und Abläufe, die bereits zum Zeitpunkt des Abschlusses bekannt sind, in Steuerungs- und Workflowprozesse transformiert werden - inklusive Eskalationsstufen, Vertretungsregelungen, Zahlungsverpflichtungen, individueller Daten und vielem mehr. Natürlich kann man zudem noch mobil auf alle Daten und Dokumente zugreifen.

So kann für den Verwalter des Fuhrparks bereits bei der Anlage des Leasingvertrags der automatisierte Workflow für die alle 6 Monate wiederkehrende Vorlage eines gültigen Führerscheins des Firmenwagennutzers innerhalb weniger Sekunden aktiviert werden. Ab sofort wird der Nutzer des Wagens alle 6 Monate - nebst Vorlaufzeit - automatisch gebeten, seinen Führerschein vorzulegen. Auch das Tracking und die Eskalation erfolgen automatisiert. Last but not least: Alles wird beim dazugehörigen Leasingvertrag revisionssicher dokumentiert. Gleiches gilt auch für das Reporting, wiederkehrende Auswertungen, Termine, Fristen, Zahlungen sowie mittels flexibler Datenfelder auch für unternehmensspezifische Informationen. Auch hier lassen sich bereits mit der Eingabe des Vertrages Prozesse leicht automatisieren. Und das Beste zum Schluss: Sie müssen das nicht selber tun!


Transparenz schafft Effizienz!


KOMPLETTE DIGITALISIERUNG, ERSTERFASSUNG UND VERWALTUNG IHRER VERTRÄGE - GEPRÜFT DURCH PROJEKTJURISTEN!

MARKUS FUNK